Вверх ↑
Мне нравится:
Поделиться в соцсетях:
Как найти своё предназначение?

 

 

Секреты управления временем

Время — единственный невосполняемый ресурс, который имеет каждый из нас. Мы все равны перед его неумолимым течением. Наши творческие способности, профессиональная компетентность, стремление чего-то достичь часто сталкиваются с хронической нехваткой времени. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, независимо от возраста, психологического типа, социального и материального положения. Мы слишком быстро разговариваем. Мы постоянно спешим. Мы беремся за важные дела и бросаем их на полпути. Нас преследуют мысли, что мы что-то забыли, упустили и что жизнь проходит мимо.

Время – деньги.

время-деньги

К сожалению, среди людей нет временных миллионеров. Доступный каждому ресурс времени, оставшийся до конца жизни, это примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное — он невосполним, его нельзя купить, принять в подарок, найти на дороге. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

Существует великое множество так называемых пожирателей времени, которые мешают человеку сфокусироваться на работе, сконцентрироваться на каких-то важных, неотложных делах и приводят к снижению эффективности человеческой деятельности. Такими пожирателями являются аська, почта, различные социальные сети, компьютерные и азартные игры и многое другое. В результате действительно важные дела остаются несделанными, время уходит в песок, добавляя жизни нервозности и стресса.

Сегодня управление временем (тайм-менеджмент) — одно из самых необходимых и полезных знаний для современного человека. Разнообразной информации все больше. Темп жизни все ускоряется. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более сжатые сроки. И при этом находить время для семьи, отдыха, увлечений, друзей, путешествий… Эта проблема решаема с помощью техник тайм-менеджмента. С их помощью можно научиться планировать свой рабочий день, они помогают самоорганизоваться, преодолевать лень и продуктивно работать. Современных систем управления временем достаточно много. Всего сейчас существует 4 поколения систем тайм-менеджмента от составления перечней и памяток до систем 4 поколения, основанных на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

Управление временем

Заведите «дневник времени»

Тщательно (желательно по минутам) запишите все свои дела в течение какого-то периода времени, например, одной недели. Будьте предельно откровенны. Если вы смотрите телевизор 30 часов в неделю, так и запишите. Для большинства из нас это обычно очень болезненный процесс, который заканчивается настоящим прозрением. В дневнике нужно записывать все очень подробно, до мелочей: время нахождения в спортзале, время посиделок с друзьми, время приема пищи и разговоров с родителями, время учебы и время дискотек, время чтения книг и походов в кино – все без исключения. Результаты таких наблюдений часто вызывают шок – мы даже представить себе не могли, сколько нашего драгоценного времени тратится впустую! Но это необходимая терапия, иначе как мы сможем более эффективно распоряжаться временем, если не знаем, сколько его уходит в песок.

Научитесь говорить «нет»

Отключите мобильный телефон. Если кто-то просит вас сделать то, на что у вас нет времени, решительно, но вежливо откажите. Вина – это не то, что вы при этом должны почувствовать!

«Одна из причин нашей постоянной занятости заключается в том, что мы не умеем говорить «нет»», – уверена Jana Kemp, основатель и президент Meeting & Management Essentials, консультативной службы по вопросам тайм-менеджмента в Boise, штат Айдахо.

Kemp объясняет, что для того, чтобы научиться отказывать, нужно уметь сосредоточиться на своих целях. В этом отношении очень полезным будет «дневник времени». Откажитесь от важных, но не запланированных дел – и сможете найти время для того, что для вас в данный момент важно – творчества, семьи, друзей, заботы о своем здоровье. Расставив приоритеты, вы будете точно знать, на что вы готовы потратить время, а от чего категорически отказываетесь.

Составьте список дел с уточнением времени.

Очень эффективным инструментом является следующий. Составьте подробный список дел с указанием времени начала и окончания занятия. Планирование и так всегда эффективно, но если добавить к обычному графику точное время начала и окончания того или иного занятия, вы сможете оценить свой успех в деле экономии времени и лучше понять приоритеты.

Компьютер поможет

Компьютеры с успехом отнимают наше время на различного рода аськи, игры, сети и т.д. Почему бы им не помочь нам в деле оптимизации рабочих процессов? Воспользуйтесь компьютерной программой-планировщиком, в которой предусмотрен календарь. Такой системой можно пользоваться как записной книжкой – вносить туда списки запланированных дел, адреса, телефоны и т.п. Сегодня одного только умения работать с компьютерной техникой уже недостаточно. Желательно научиться использовать технологии, чтобы избавиться от лишних бумаг. Невозможно даже представить, насколько это важно. По мнению экспертов, хорошая организация работы и отдыха существенно облегчает жизнь. Чем больше захламлена ваша жизнь всяким мусором, – бумажками с номерами телефонов, визитными карточками, ненужными черновиками, старыми календарями, прошлогодними записными книжками – тем выше вероятность того, что вам придется выделять время для периодического наведения порядка.

Многозадачность

В лексиконе современного делового человека нет более употребимого слова. Мы как многорукий Будда постоянно вынуждены совмещать несколько видов занятий. Такая многозадачность может быть опасной, например, разговор по телефону за рулем увеливает ваши шансы попасть в аварию. Но некоторые занятия можно и нужно совмещать безболезненно и без риска для жизни. Например, по дороге на работу (особенно в общественном транспорте) полезно послушать аудиокнигу. Во время просмотра телепередачи попробуйте оплачивать счета или планировать дела на следующий день. При этом женщины справляются с выполнением нескольких дел одновременно лучше мужчин. Даже если муж и жена работают полный рабочий день, женщина, кроме работы, может думать о детях, домашних обязанностях, закупке продуктов и приготовлении пищи. Мужчинам удается одномоментно сосредоточиться только на одном занятии.

Не будьте перфекционистом

Нет ничего плохо в том, чтобы не всегда быть совершенным. Нужно иметь смелость позволить себе в чем-то не дотянуть до самой высокой планки. Перфекционизм, т.е. слишком тщательный подход к делам и прорабатывание каждой детали, доведение каждой работы до совершенства неминуемо приводит к нехватке времени. Ставьте перед собой рациональные цели. Конечно, всегда нужно стремиться к лучшему и работать над собой. Однако чрезмерное стремление к идеалу дает обратный эффект – все дела растягиваются до невозможности, а недовольство собой растет. «Постановка недостижимых целей только добавляет стресс в вашу жизнь», – уверена Kemp.

Сократите свое рабочее время

Если вы видите, что эффективность вашего труда низка, просто попытайтесь сократить свое рабочее время. Когда ваш мозг поймет, что рабочего времени у вас в обрез, он заставит вас быть более эффективным. Если жизнь предъявляет нам ультиматум, ставя в жесткие временные рамки, то, как правило, удается найти способ выполнить работу в срок. Но когда в вашем распоряжении целая куча времени, эффективным быть очень трудно.

Запасной план: быть или не быть?

Всегда имейте под рукой запасной план действий! Потому что никто не может знать, что будет завтра. Мы живем в постоянно изменяющемся мире, и жизнь регулярно вносит в наши планы свои коррективы. Вопрос в том, готовы ли вы к этим изменениям. И здесь пригодится запасной вариант в виде альтернативного плана действий.

К вопросу о классификации слонов

Слон – в тайм-менеджменте это какое-то большое и важное дело, которое нельзя выполнить за один подход. Чем менее жесткий срок исполнения у задачи, и чем она при этом крупнее — тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается «слонов». Такими могут быть: написание диссертации, разработка бизнес-плана развития фирмы, ремонт в доме, изучение иностранного языка, похудение и т.д. Русский человек склонен к глобализации, укрупнению, поэтому единственный способ побороть эту страсть и все-таки «съесть слона» — это разрезать его на маленькие измеримые кусочки и каждый день съедать по кусочку. При этом важно угадать с размером кусочков, чтобы их съедание действительно приближало вас к съедению слона. Например, не прочитать очередную статью о фитнессе, а сделать 30 отжиманий.

Съешь лягушку на завтрак!

В нашей жизни бывают дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но вызывающие у нас неприязнь и отторжение: позвонить неприятному клиенту, попросить директора о повышении зарплаты, и т.п. В тайм-менеджменте для таких задач есть имя – их называют «лягушками».

«Лягушки» часто и подолгу откладываются, грозя перерасти в большие неприятности. И задача, требовавшая для своего решения 5 минут, после многократных откладываний перерастает в проблему, на решение которой придется потратить много часов.

Испанская поговорка гласит: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной лягушки, потом весь день будете ходить бодрым и радостным. Про остальных лягушек уже не вспомните — они останутся на следующие дни. И наоборот, если утром лягушку не съесть — она будет весь день «маячить» где-то на горизонте и отравлять жизнь. Как пишет один участник тайм-менеджерского семинара: «Я думал, у меня стада лягушек, зеленые ковры вокруг меня… А когда ввел „правило ежедневной лягушки“ — они все разошлись за две недели». «Если первым делом поутру вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день», — гласит старая притча. Это один из основных принципов тайм-менеджмента, его регулярное применение очень помогает оптимизировать процесс распоряжения временем.

Поощрите себя

Наконец, не оставляйте без поощрения любое, даже самое незначительное свое достижение. Не нужно делать себе больших подарков – достаточно простого массажа или визита в салон красоты. Важно отметить свой успех и получить от этого удовольствие.

Рассмотрим несколько направлений тайм-менеджмента, получивших наибольший резонанс в личной организации времени.

«Мемуарник» и определение ценностей

Первое, с чего полезно и даже необходимо начать работу над оптимизацией личного времени — определение целей и ценностей. Простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей изобрел участник Тайм-менеджерского сообщества Виталий Королев, консультант по вопросам корпоративного управления. Его инструмент называется «мемуарник» от слова «мемуары». Он ведется следующим образом:

1. Каждый день вечером выкройте для себя 3-5 минут спокойного времени, чтобы вам никто не мешал.

2. Зафиксируйте в ежедневнике или в отдельной тетради Главное событие дня (ГСД). Это должно быть именно событие, эмоционально значимое для вас. Совсем не обязательно, чтобы это было главный результат, главное достижение дня. Эмоционально самое яркое и сильное впечатление может оставить пятиминутный разговор с собственным ребенком или ссора с начальником. Представьте, что вам разрешили из всей вашей библиотеки взять на необитаемый остров одну книгу — какую вы выберете? Так и здесь — какое одно событие дня вы бы «взяли на необитаемый остров»?

3. В конце недели выпишите Главное событие недели — одно из семи ГСД. В конце месяца — Главное событие месяца. В конце года — Главное событие года.
Пишите рядом с событиями ту вашу ценность, которая сделала это событие главным. Например, «приезд сына из лагеря», ценность — «Семья, дети». Список этих самых ценностей у каждого будет свой, нет одного, единственно верного для всех. Кто-то будет чаще записывать новые эмоциональные впечатления, а кому-то больше по душе стабильность, предсказуемость. Люди разные, ценности разные — важно определить те, которые актуальны именно для вас. Мемуарник позволит вам достаточно быстро сформировать список ваших ключевых ценностей. Кроме того, он побудит вас каждый день уделять несколько минут вопросу о главном. Это позволит не терять ключевые ценности вашей жизни в суете текущих дел.

Гибкое планирование

Слово «планирование» многих напрягает. Мозг неосознанно добавляет «жесткое и детальное», а это не так. Есть много различных видов планирования, в том числе очень гибких. Важно выбрать свой метод, который оптимально подходит именно для ваших личностных особенностей и специфики вашей работы. Не всегда можно запланировать решение какой-то задачи. Это обычно касается тех из них, которым предшествует какое-то условие. Например:

• «Если встреча PR-менеджера — решить вопрос с рекламой».
• «Поеду домой — не забыть заехать в автосервис, проверить давление в колесах».
• «Когда буду в банке, заплатить заодно за домашний телефон».

На какое время записать эти задачи в ежедневнике, когда установить напоминалку в мобильном телефоне? Ведь сигнал обязательно выскочит в неподходящее время, а задачу придется много раз переносить на другие дни в ежедневнике. Как справляться с такими задачами?

У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» — линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» — удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.

Давайте вспомним свой рабочий день — сколько задач у вас привязано к жесткому «хроносу», а сколько — к гибкому «кайросу»?

«Кайросовыми» задачами нельзя управлять с помощью обычного «жесткого» планирования в ежедневнике или электронном календаре, поскольку не мы не знаем точно, когда по коридору пройдет менеджер или когда мы будем проезжать мимо автосервиса.

Типичные контексты («кайросы»):

• место: «в банке», «на почтамте»;
• человек или группа людей: «вопросы к менеджеру», «при разговоре с Ивановым из Зодиака»;
• обстоятельства внутренние: «когда хочется / не хочется работать»;
• обстоятельства внешние: «когда директор будет в хорошем настроении».

Систему контекстного (кайросного) планирования можно наладить следующим образом:

► Создать в обычном ежедневнике разделы, соответствующие актуальным для вас контекстам.
► При приближении какого-либо «кайроса» достаточно заглянуть в соответствующий раздел ежедневника и освежить в памяти нужные дела.
► Таким образом, вы не загоняете себя в рамки жесткого плана, но при этом обязательно вспомните о нужной задаче в нужное время.

Метод швейцарского сыра

Этот метод позволит вам потратить меньше времени и сил на «раскачку». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки — наиболее простые, приятные, и т.д. Если вы, например, готовите отчет, попробуйте сначала подобрать иллюстрации, потом написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т.п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

Промежуточная радость

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами — метод «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за выполнение каждого этапа назначьте себе небольшую награду. Например, «за каждые 2 написанных страницы съесть конфетку» и т.п. Эти награды и наказания могут быть совсем маленькими, но важно, чтобы они были реализованы немедленно. Как правило, «маленькие радости» за каждый сделанный шаг мотивируют на работу лучше, чем осознание туманных будущих долгосрочных результатов. Такие маленькие награды самому себе позволят сделать более приятной самую сложную работу, и выполнить ее в более сжатые сроки.

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ. Один из участников Тайм-менеджерского сообщества, руководитель проектов в IT-компании рассказал следующую историю:

«Мне нужно было решить достаточно неприятную проблему с налоговой инспекцией. С одной стороны, проблема не срочная, можно откладывать, но с другой стороны — в итоге будет гораздо хуже. Тогда я разбил проблему на подзадачи, но не просто, а „до идиотизма“. Примерно так: 1. Купить конверт, 2. Найти в справочнике адрес налоговой, 3. Надписать конверт, и т.д. Получилось около 150 пунктов. Дальше я поставил перед собой задачу: каждое утро вычеркивать любые 5 пунктов. Таким образом проблема, откладывавшаяся месяцами, была достаточно быстро решена».

Вместо заключения.

Если вы будете регулярно применять основные секреты тайм-менеджмента, то сможете делать свою работу за меньшее время, при этом меньше уставать и оставлять больше свободного времени на себя любимого, свою семью, свои увлечения. И один совет напоследок: погружаясь с головой в тонкости управления временем, не забывайте периодически задумываться, продвигаетесь ли вы к исполнению тех целей, которые для вас действительно значимы. Тайм-менеджмент – отличный инструмент, помогающий достигать целей. Но проверить, ваши ли это цели или они навязаны извне, можете только вы. Ведь глупо тратить свое время на реализацию чьих-то чужих целей, не так ли?

Проголосуйте за статью, нажмите



Комментарии (31)
  1. Время и в правду очень важная вещь. Надо все успеть за жизнь. Спасибо Михаил

    • время и есть жизнь! Если мы теряем свое время, то мы теряем свою жизнь. Михаил четко отметил, что этот ресурс дан каждому в равной степени. Одни этот ресурс прожигали на право и налево, а другие ценили каждую минуту. Конечно, когда ценишь время и стараешься то безусловно терпишь определенную боль самодисциплины, ответственности. Условно определим значение этой боли 1 грамм, но это ни что по сравнению с болью сожаления и обиды на свою жизнь тех людей, которые прожгли свое время и так и ни к чему в жизни не пришли и не состоялись. Такие люди терпят боль в 1 тонну. И так потеря времени и не желтение терпеть боль в 1 гр приводит к жизненным трагедиям

    • светлана:

      Согласна! Время не ждет,потом не догнать!И жизнь бежит слишком быстро!

  2. Всё успеть невозможно, но нужно к этому стремиться. Спасибо за ваши уроки!

    • Одним из величайших личностей истории был Б. Франклин (его портрет на 100 долларовой Банкноте). По мимо величайших инновационных открытий, которыми мы пользуемся и до сегодняшнего дня, Б. Франклин оставил своим наследникам Уникальную Систему Управления Временем.

  3. Немного работаю над своей дисциплиной времени, но все равно есть недоработки. Возьму кое-что на заметку

  4. Спасибо, Михаил. Как всегда вовремя и актуальная статья. Лето, отдых затягивается, а потом нужно перейти от ничего не делания, к важной работе. Лень. Не знаешь с чего начать. Вот, возьму и применю эту статью в своей жизни, прямо сейчас.

  5. Всем привет. Полностью согласен с автором. Я даже прошел тренинг «Властелин времени» – не жалею.

  6. Интересная техника с главным событием дня, месяца и т.д. Стоит попробовать, возможно это поможет определить важные ценности.

  7. Очень важно уметь управлять своим временем. Обязательно воспользуюсь советами.

  8. После прочтения от вас подобных статей,стала ценить время.

  9. Классная статья, как по мне, в ней нет ни одного лишнего слова, абсолютно все по делу, спасибо за такой ценный материал.
    Действительно, время – невосполнимый ресурс, и растрачивать его попусту или не уметь эффективно им пользоваться, просто глупо.

  10. Сегодня съела лягушку на завтрак – помогает! Умение управлять временем – это путь к успеху, но как трудно этому научиться! Спасибо за полезную статью!

  11. Просто и со вкусом. Кажется все это знаешь. но вот применить это системно как то не приходило в голову. Спасибо, попробую

  12. все так хорошо и просто написано, но выполнять хоть часть из этого действительно трудно, в основном, банально, из–за нашей лени)))) так что главное – работать над собой)) совет про лягушек действительно стоящий – проверено на себе))

  13. Здравствуйте Михаил! Спасибо за статью. Очень много полезного. Телевизор не смотрю, а вот соц.сети, переписки, скайп, телефонные звонки, достаточно хорошо отнимают время.

    Больше всего в статье понравилось «Промежуточная радость».
    Надо попрактиковать :) .

  14. Телевизор служит фоном для скорейшего засыпания. Времени катастрофически не хватает, возможно стоит пересмотреть некоторые личные установки и перепланировать день для более рационального использования времени. За статью большое спасибо!

  15. Прекрасная статья! Знание секретов тайм-менеджмента позволит человеку много успевать и получать удовольствие от своей жизни.
    Это действительно прекрасный инструмент при достижении целей

  16. Время – это не только ресурс жизни, который не восполняется. Это еще и информация, которая очень помогает правильно распорядится жизнью и не переводить это самое Время зря.

  17. Отличная статья! Спасибо за советы! Если в вашей жизни нет плана, то вас запланируют другие люди.

  18. Не смогла тратить свое время на дядю.
    Хотя сделала серьезную ошибку.
    Нужно сначала научиться и получить результат от своего дела. А когда получаешь прибыль превышающую зарплату на работе, уйти. На что жить, пока учишься, платить за коммунальные услуги и так далее.
    И ни как не хочу возвращаться работать на дядю, тратить свое драгоценное время на их цели.

  19. Спасибо вам за ценные советы! Действительно нельзя откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Времени много никогда не бывает, оно не стоит на месте, и очень часто остаются не выполненными важные дела. Я учту Ваши советы, они мне помогут правильно управлять своим временем.

  20. Да, управлять своим временем надо уметь.У меня пока не получаеть, буду учиться.Спасибо!

  21. Александр:

    Да уж, что-что, а время нам не обогнать никогда.Нет лишнего времени, ну в общем-то как и денег. Спасибо за ваши советы.

  22. Забавный парадокс: один из самых популярных нынче инструментов в интернет бизнесе – социальные сети – является и самым сильным пожирателем времени. По статье: очень хорошая заметка, давно изучаю тему тайм-менеджемента, но результаты пока плачевные. Надо будет применить методы, представленные здесь и подкрепить своими наработками.

  23. Все правильно – время, как вода в дырявом решете, -оглянуться не успеешь, а его уже нет. И, к сожалению, чем больше живешь, тем быстрее оно (время) исчезает. О тайм-менеджементе слышу впервые. Надо познакомиться поближе.

  24. Нигматуллин Ильдар:

    Благодарю Михаил за интересную статью как мы теряем время на всякую ерунду и даже не замечаем этого. Она словно списана с меня ( я стал делать сайт благодаря Вашей школе и так не завершил до конца ) застопорился на середине третьего уровня. Надеюсь всё таки довести до логического завершения своё начинание в этой всё таки интересной сфере деятельности и попасть на Ваш заключительный вебинар . Особенно интересно практическое описание эти методик , теперь постараюсь применить их в по максимуму ( с учётом того что у нас двое маленьких детей и не всегда всё идёт по плану ) .
    Вы делаете очень хорошее дело , учите нас россиян что не всё халява в этой жизни а время тем более и надо её прожить как можно интересней.

  25. Я перед тем, как сесть за компьютер, настраиваю себя на мысль: «Что я сейчас буду делать». Если почта или соц.сеть начинает поглощать ))), вправляю себе мозги: «Ты же не за этим сюда зашла, ты хотела поработать. Делай в первую очередь, то, что хотела сделать, а потом (в качестве бонуса) можно посмотреть, что творится у друзей». :-D

  26. Очень полезная статья! И действительно, много времени тратится впустую. В связи с появлением интернета его стало еще меньше. И вы правы, социальные сети затягивают, доступная информация (не всегда нужная) привлекает внимание. И очень важно научится управлять своим временем. Спасибо большое за полезную статью!

  27. Да, отличная статья, про сыр не знал, я вот тоже всегда делаю дела как попало, а надо по очереди делать, в общем буду внедрять полученную информацию

  28. Марина:

    Всегда мечтала, чтобы у меня было больше времени, но никогда не задумывалась над тем чтобы начать им управлять! Прочитав вашу статью поняла, что можно и даже нужно пересмотреть что-то в жизни и обязательно попробую методики по управлению временем. Благодарю за столь ценную информацию!!!

Комментарии

Сообщение